CPI-Prozessoptimierung: So vermeiden Sie (Arbeits-)Müll!

Effiziente Abläufe in einem Unternehmen sind entscheidend für den Unternehmenserfolg. Nicht nur die Großen wissen um das Potenzial, das in kontinuierlich optimierten Prozessen steckt. Ein CPI-Praxisbeispiel aus einem mittelständischen Handwerksbetrieb.

„Das haben wir immer so gemacht“ – wie oft haben Sie diesen Satz in Ihrer beruflichen Laufbahn schon gehört? Gerade, wenn man neu in ein Unternehmen kommt und etwas verändern will, bekommt man diesen Satz meist sofort um die Ohren gehauen – und schwupps, ist man ganz klein. Das ist kein Vorwurf. Altbewährtes hat seine Berechtigung. Aber…

Niemand – egal in welcher Position – ist vor Betriebsblindheit gefeit.

Umso mehr freut es mich, dass nicht nur Großkonzerne, sondern auch immer mehr mittelständische Unternehmen das Potenzial von CPI (Continuous Process Improvement) in Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern erkennen.

Abläufe im Unternehmen zu hinterfragen, zu festigen oder zu verbessern ist kein Sprint, sondern ein Marathon mit vielen Beteiligten, die immer wieder gefordert sind, „unnötige“ Arbeiten zu identifizieren und zu verändern. Die Geschäftsführung der Adlerblick Altbausanierung GmbH und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben mir das Vertrauen geschenkt, ihnen Wege aufzuzeigen und Werkzeuge an die Hand zu geben, wie sogenannter (Arbeits-)Müll effizient beseitigt werden kann.

Das Ergebnis von Prozessoptimierung:
Zufriedene Mitarbeiter, zufriedene Kunden und ein höheres Qualitätsniveau.

Die meisten Mitarbeitenden von Adlerblick Altbausanierung hatten noch nie etwas von professioneller Prozessoptimierung gehört. Umso wichtiger war es, die Techniken so aufzubereiten, dass sie auch ohne betriebswirtschaftliches Studium verständlich sind. Denn im Grunde geht es auch bei CPI um einfache und logische Dinge, die sich oft hinter vielen Fremdwörtern und Fachbegriffen verbergen.

Grundsätzlich gibt es drei Arten von Arbeitsleistungen:

• Arbeit für den Kunden = Kundennutzen
• Organisatorisch notwendige Arbeit = Nutzen für das Unternehmen
• Arbeit, die weder dem Kunden noch dem Unternehmen dient = Müll

Was ist (Arbeits-)Müll?
Jede Tätigkeit, die Zeit, Personal, Betriebsmittel oder Raum in Anspruch nimmt, aber das Produkt oder die Dienstleistung nicht näher an den Zustand bringt, der für den Verkauf an den Kunden erforderlich ist und dessen Ansprüche erfüllt.

Wo versteckt sich der Müll?
Es gibt viele Orte, Aktivitäten und Gelegenheiten, an denen Zeit und Potenzial verschwendet werden. Schauen wir uns einige der häufigsten an:

• Unnötige Transportwege für Material, Produkte oder Informationen.
Beispiel: Mitarbeiter, die zusammenarbeiten, sind in verschiedenen Stockwerken untergebracht.

• Unnötiges Inventar
Beispiel: Überfüllte E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter oder unnötig viele Produkte im Lager.

• Unnötige Bewegung
Beispiel: Zur Erledigung einer Aufgabe sind zu viele Schritte am PC erforderlich.

• Unnötige Verzögerungen
Beispiel: Warten auf fehlende Informationen, um eine Arbeit abzuschließen.

• Falsche Technologien oder Prozesse
Beispiel: Unverhältnismäßig viele Teambesprechungen oder nicht passendes Werkzeug.

• Mehr produzieren/leisten als erforderlich
Beispiel: Bereitstellung von Informationen, die vom Kunden weder angefordert noch benötigt werden.

• Unnötiger Ausschuss oder Nacharbeit.
Beispiel: Eine Dateneingabe führt zu einer falschen Adresse und der Kunde erhält die Rechnung nicht.

Ziel: Von der traditionellen Unternehmenskultur
hin zu einer CPI-Unternehmenskultur

Deshalb ist es ratsam, eine CPI-Unternehmenskultur einzuführen. Eine CPI-Unternehmenskultur unterscheidet sich in folgenden wesentlichen Punkten von einer traditionellen Unternehmenskultur: Es wird in interdisziplinären Teams gearbeitet, in denen die Führungskräfte lehren und befähigen, anstatt nur anzuweisen. Gleichzeitig ist jeder einzelne Mitarbeiter gefordert, sich und andere ständig weiterzuentwickeln. Das erklärte Unternehmensziel ist immer die Verbesserung der Qualität und die Vermeidung von (Arbeits-)Müll. Das Tagesgeschäft wird durch Prozesse und nicht durch das Fachwissen Einzelner bestimmt. Fehler werden gezielt gesucht und analysiert. Der Kundennutzen steht immer im Mittelpunkt des Handelns. Alle relevanten Informationen werden transparent kommuniziert.

Tipps für Ihren prozessoptimierten Unternehmensalltag

• First time right – gleich beim ersten Mal richtig. Nachbesserungen oder Wiederholungen kosten immer mehr Zeit und sind teurer.
• Alles aus der Kundensicht sehen (intern & extern).
• Etwas zu Ende bringen. Es dauert länger, neu anzufangen oder später weiterzumachen.
• Einem Problem wirklich auf den Grund gehen.
• Trainieren Sie sich und Ihre Mitarbeiter zu einer Null-Fehler-Toleranz und versuchen Sie, diese zu erreichen und beizubehalten.
• Feiern Sie Ihre Erfolge!

Fazit: Prozessoptimierung ist letztlich keine einmalige Aufgabe. Indem Unternehmen wie die Adlerblick Altbausanierung ihre Prozesse ständig überprüfen und optimieren, bleiben sie nicht nur wettbewerbsfähig, sondern setzen auch Maßstäbe für die gesamte Branche. Denn in einer sich ständig verändernden Welt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg – sowohl für die sanierten Gebäude als auch für das Unternehmen selbst.

Prozessoptimierung – ein Gewinn auf der ganzen Linie
Und noch ein nicht zu vernachlässigender Aspekt: Ein Prozessoptimierungsworkshop wie bei Adlerblick Altbausanierung fördert das gegenseitige Verständnis unter den Mitarbeiter und lässt das Mitarbeiterteam noch enger zusammenwachsen. „Es war ein schöner Tag, der nicht nur den Führungskräften, sondern auch den Mitarbeitern Spaß gemacht hat. Wir haben viele Erkenntnisse und andere Sichtweisen mitgenommen, die wir nun gemeinsam im Unternehmensalltag umsetzen“, resümiert Adlerblick Altbausanierung CEO Andreas Haider. Gemeinsam zum Erfolg. So soll es sein!

Gemeinsam neue Wege finden.
Mutig denken – Wandel wagen
Alexander d´Huc